Jak zorganizować dokumenty (i co można wyrzucić)

Organizacja dokumentów to temat, który poruszałam na tym blogu wiele razy. Ba! Był nawet moment, kiedy uwierzyłam, że osiągnęłam w tym aspekcie perfekcję! Okazało się jednak, że system, który sobie wymyśliłam był co prawda idealny, ale tylko dla mnie. Dla mojego męża był on totalnie niezrozumiały. Popełniłam zatem największy organizacyjny błąd – porządkując nie myślałam o innych domownikach i ich wygodzie użytkowania danej przestrzeni.

Dlatego, przy okazji finalizacji sprzedaży naszego mieszkania, która wymagała ode mnie selekcji związanych z nim dokumentów, uporządkować także pozostałe. Moim celem było stworzenie jednego głównego segregatora na wszystkie dokumenty (do tej pory były podzielone na kilka mniejszych i to właśnie wnosiło niepotrzebne zamieszanie). Teraz segregator jest co prawda dość pękaty, ale układ jest czytelny dla wszystkich.

Jeśli Ty także chcesz zorganizować swoje dokumenty, poniżej przygotowałam dla Ciebie kilka porad:

  • Jeśli (tak, jak ja) lubisz bawić się w tworzenie różnych przegródek i tym podobnych ozdobników, wstrzymaj się z tym! Wielokrotnie popełniłam ten błąd – rozpisywałam sobie na kartce kategorie, oznaczałam pięknie przegródki, a potem okazywało się, że koncepcja uległa zmianie i musiałam robić wszystko od nowa. Więc tą przyjemność zostaw sobie na koniec, taka moja dobra rada na sam początek.
  • Porządkowanie dokumentów zawsze dobrze jest zacząć od rozłożenia ich wszystkich na podłodze (im większa przestrzeń, tym lepiej). Następnie można zacząć dzielić je na konkretne kategorie, a potem na mniejsze części, jeśli jest taka potrzeba. Na przykład wszystkie dokumenty związane z naszymi nieruchomościami będziemy mieli w jednej kategorii, ale dokumenty dotyczące konkretnego mieszkania będą w jednej koszulce. Lubię też mieć wszystko ułożone chronologicznie, inaczej bym nie zasnęła 😉 Tym razem bardzo się starałam, żeby podział był jak najbardziej przejrzysty i logiczny. Moja myśl przewodnia była następująca: ułożyć dokumenty tak, by w razie nagłej potrzeby moi bliscy potrafili je z łatwością zidentyfikować. Mam nadzieję, że mi się udało!
  • Przyjemną częścią, znacznie odchudzającą piętrzące się przed nami stosy papierów, jest wyrzucanie tych, które są niepotrzebne (poniżej przygotowałam krótką ściągę dla tych z Was, którzy mają wątpliwości, czego można się pozbyć, a co należy bezwzględnie zachować). Niepotrzebnymi dokumentami można poczęstować niszczarkę, lepiej nie wyrzucać ich na śmietnik, ponieważ często zawierają wiele poufnych danych.
  • Sposób przechowywania dokumentów zależy od naszych preferencji. Ja zdecydowałam się na segregator, ale specjalne teczki na dokumenty też są świetną opcją. Jak będę duża i kupię sobie domek (A co! Można marzyć!) to wygospodaruję tam sobie specjalny kącik do pracy, a w jego centralnym punkcie stanie piękne biurko z dużą szufladą, w której będę przechowywać dokumenty w systemie pionowym. Taki jest mój plan na przyszłość 😉

Po jakim czasie można wyrzucić niektóre dokumenty?

  • potwierdzenia zapłaty za czynsz, prąd, gaz, usługi telekomunikacyjne itp. można wyrzucić po 3 latach
  • roczne rozliczenia PIT i inne dokumenty związane z Urzędem Skarbowym należy przechowywać przez 5 lat
  • paragony trzymamy przez czas, w którym możemy reklamować dany produkt (ja przechowuję tylko paragony z produktów drogich, pozostałe wyrzucam, ponieważ nie mam w zwyczaju reklamować na przykład podkoszulki za 19,90 zł)
  • karty gwarancyjne wyrzucamy po zakończeniu okresu gwarancji
  • wydruki z bankomatu i potwierdzenia płatności kartą wyrzucamy po zakończeniu miesiąca i upewnieniu się, że wszystkie zaksięgowane transakcje faktycznie miały miejsce
  • dokumentów medycznych lepiej się nie pozbywać, ja trzymam je ułożone chronologicznie i podzielone według członków rodziny (przeznaczyłam na to osobny segregator)
  • polisy i ubezpieczenia przechowujemy przez cały okres ich trwania
  • akty urodzenia, małżeństwa, notarialne itp. przechowujemy zawsze

Wiele osób boi się porządkowania dokumentów, ponieważ wydaje się to być niezwykle czasochłonne zadanie, ale zapewniam, że w większości przypadków jest to zadanie na jedno popołudnie. Polecam włączyć sobie jakiś fajny film i po prostu zabrać się do pracy! 🙂

Kiedy ostatni raz porządkowaliście swoje dokumenty? Co Wam sprawia największą trudność? A może macie swój sprawdzony i idealny sposób na ich przechowywanie? Podzielcie się swoimi doświadczeniami!

ZORGANIZOWANA
  • Super ze podrzucasz rozpiskę ktore dokumenty mozna wyrzucic, a ktorych nie. Bardzo przydatne!

  • Stanowczo za dużo mam papierów,, porządkowanie ich doprowadza mnie do białej gorączki. Dziękuję za rady, szczególnie po jakim czasie można się pozbyć dokumentów.

  • Ania Kostorz

    W układaniu dokumentów jest mistrzem mój ojciec… u mnie wszystko (dosłownie wszystko!!) leży na jednej wielkiej stercie i nie mam ochoty nawet się do tego dobrać, a co dopiero to porządkować. Podziwiam Twoją wytrwałość 🙂
    Pozdrawiam ciepło ;*

    • Hihi czyli jednak jabłko padło daleko od jabłoni? 😉 Pozdrawiam!

      • Ania Kostorz

        W tym temacie to chyba spadło przy sąsiednim drzewie 😀

  • U nas elegancko wszystko jest w segregatorach uporządkowane i uważam, że to coś wspaniałego bo zaoszczędza wiele nerwów i kłótni… 😉 Myślę, że najważniejsze to od razu dobrze zacząć także jeśli ktoś właśnie wyprowadza się na swoje to niech ma na uwadze, że porządek w dokumentach musi być :)))

  • Nenn

    a ja mam takie pytanie z innej beczki trochę- gdzie kupiłaś te białe segregatory? Bo poluję na coś takiego już od dłuższego czasu i niestety nic nie spełnia moich oczekiwań 🙁 chodzi i szczególnie o te cieńsze (domowy budżet i domowy planer). Będę Ci baaaardzo wdzięczna za rade 🙂

    • O ile dobrze pamiętam, kupiłam je stacjonarnie w jednym ze sklepów papierniczych w Opolu…Ostatnio kupiłam nowe przez Allegro, ale niestety trochę się różnią – trzeba bardzo zwracać uwagę na szerość

  • Ala Sung

    Kasia, to w ilu segregatorach się teraz mieścicie?

    • Podstawowych mamy 5:
      – domowy planner
      – domowy budżet
      – umowy
      – dokumenty
      – dokumenty medyczne

      Oprócz tego mam kilka segregatorów, w których trzymam dokumenty związane z naszym życiem zawodowym, jeden taki tekturowy z IKEI, gdzie wrzucamy tzw. sprawy bieżące oraz 3 segregatory, które są albumami na zdjęcia (kupiłam do nich specjalne koszulki)